Pharus Статьи Системы Enterprise Content Management (ECM Documentum)

8 (499) 391-2128 |

Системы Enterprise Content Management (ECM Documentum)

Автор: А. Грянко

Дата публикации: 19 июня 2014 г.

Системы ECM (Enterprise Content Management) применяются для управления корпоративными данными и информационными ресурсами. Под данным термином скрываются технологии сбора, накопления, хранения, управления и доставки информации всем сотрудникам предприятия.

Данные системы направлены на работу в первую очередь с неструктурированной информацией в разных форматах. Это текстовые и табличные документы, PDF-файлы, web-страницы, email-сообщения, изображения, графики, чертежи, видео- и аудиофайлы. Одним словом, ECM-системы работают со всеми необходимыми для ведения бизнеса форматами файлов. Главная цель системы — сопровождение жизненного цикла файла с момента приёма со стороны или создания до удаления.

Основное отличие функционала ECM-систем от технологий электронного документооборота — наличие возможности работы не только с деловыми документами, но и с другими, перечисленными выше типами файлов. Ведь кроме инструментов для сбора и накопления информации подобные системы могут осуществлять потоковую загрузку контента, управлять web-сайтами, оснащаются безопасным поиском данных и системой управления правами доступа. Плюс возможность разделения прав доступа к информации позволяет использовать ECM-системы в организациях, работающих с секретной информацией. Разработка соответствующего ПО на заказ позволяет учесть все возможные нюансы бизнес-процессов предприятия.

Функции ECM-систем

Всего можно выделить 6 основных возможностей ECM-систем:

1. Управление документооборотом.

2. Одновременная работа нескольких пользователей над общими документами.

3. Ввод и возможность управления образами бумажных документов.

4. Workflow для оптимизации бизнес-процессов.

5. Управление архивом файлов.

6. Автоматизированная система публикаций, управление динамическими данными.

К ECM можно отнести системы, выполняющие хотя бы 3 из 6 указанных функций.

В целом, ECM-системы объединяет все технологии передачи данных внутри организации, организуют полноценную схему управления документооборотом, сводят к минимуму потребность развёртывания множества различных технологий для решения задач. Данный подход открывает доступ к корпоративной информации практически всем внутренним приложениям предприятия.

Внедрение ECM-системы в бизнес-процесс

Под управлением документооборотом в первую очередь понимается управление жизненным циклом документов. Для этого необходимо создание библиотек, отличающиеся назначением хранящихся в них документов. Например, следует разделять бухгалтерские документы и конструкторскую документацию. Также необходимо определить права доступа к документам (к примеру, только чтение без возможности редактирования).

Далее необходимо создать список согласующих лиц и назначить руководителя, который будет подписывать документ после согласования. Каждый из участников согласования должен получить доступ к документу. Workflow-инструменты дают возможность выстраивать достаточно сложные маршруты, воспринимать различные варианты развития событий. К примеру, сервис может быть настроен так, что инициатор согласования получит уведомление о каждом этапе согласования.

Для полноценного внедрения системы необходимо иметь чёткое понятие о методах процессного подхода к управлению бизнес-процессами. Этот подход подразумевает представление управления предприятием как комплекс тесно взаимосвязанных действий, направленных на достижение цели компании. При этом необходимо создание схем процессов, определяющих маршруты движения документов. Для этого применяются условные обозначения, которые сотрудникам предстоит освоить.

Польза ECM-систем

Великое множество документов, кажущихся на первый взгляд мало относящимися к сути бизнеса, зачастую содержат в себе корпоративный опыт и, можно сказать, память организации. Сегодня подобная информация является ключевой, особенно в IT-отраслях. Покупка или разработка на заказ ECM-системы позволит организовать и отлично структурировать гигантские массивы данных, что повышает эффективность предприятия.

Специалисты компании «Pharus» могут помочь вам определиться — нужно ли вам собственное, разработанное на заказ ПО — ECM-система, написанная под конкретные задачи компании, или можно ограничиться грамотной интеграцией существующих на рынке решений. Во втором случае мы можем не только подобрать наиболее подходящее вам «коробочное» решение, помочь с его интеграцией и осуществить полный цикл услуг по IT-консалтингу, но и разработать пользовательский интерфейс для ваших сотрудников для наиболее точного и простого выполнения поставленных задач.

С примерами наших работ как в отношении ECM-систем, так и других проектов по разработке программного обеспечения на заказ и созданию пользовательских интерфейсов, IT-аутсорсингу и IT-консалтингу, вы можете ознакомиться в портфолио. Форма заказа вашего проекта — в разделе контактов.